Budżet osobisty

Budżet domowy
Budżet domowy

W kilku postach wspominałem już o kluczowej funkcji jaką w prowadzeniu finansów domowych jest budżet osobisty oraz jego regularne monitorowanie.

W dzisiejszym wpisie rozwinę ten temat i przedstawię w jaki sposób możesz przygotować takie zestawienie, jak go następnie używać, a także jakie wnioski będziesz w stanie z niego wyciągnąć. Zwrócę również uwagę na trudności jakie możesz napotkać przy tworzeniu i późniejszej analizie budżetu i podam wskazówki jak sobie z nimi poradzić.

Budżet i jego analiza to dosyć czasochłonne zajęcie, niemniej przy odpowiednim podejściu, które zaprezentuję w niniejszym wpisie, będziesz stanie zaoszczędzić sporo czasu i zrobić to efektywnie.

Po pierwsze układ

Jeżeli nie masz za bardzo pomysłu, jak zabrać się do przygotowania budżetu osobistego, ściągnij sobie ten plik. W dalszych częściach wpisu będę odnosił się do tej formatki. Oczywiście jest to tylko przykład, być może nie będzie adekwatny akurat dla ciebie. Niemniej pozwoli ci zrozumieć na co warto zwrócić uwagę i jak w ogóle zabrać się do planowania, a następnie rozliczania budżetu osobistego.

Idealnym początkiem dla przygotowania budżetu na kolejne miesiące byłaby analiza historycznych wydatków, najlepiej za ostatnie 12 miesięcy. Wówczas masz pewność, że weźmiesz pod uwagę wydatki, które ponosisz na przykład tylko raz w roku. Niemniej, jeżeli nie dysponujesz zbyt dużą ilością czasu, na początek możesz ten etap pominąć.

Od czego zacząć planowanie budżetu?

Jeżeli pamiętasz mój wpis o oszczędzaniu przez cele, to wiesz już że najprostszym sposobem panowania nad budżetem osobistym jest analizowanie salda oszczędności na koniec każdego miesiąca. Aby jednak poszerzyć swoją wiedzę, na co wydajesz pieniądze, musisz zejść nieco głębiej i wyodrębnić główne kategorie swoich wydatków. W moim przypadku, rodziny z 3 dzieci, analizę można rozpocząć wg kategorii zaproponowanych w załączonym pliku. Prawdopodobnie każda osoba, czy gospodarstwo domowe potrzebują nieco innych kategorii wydatków, niemniej na początek spójrz na moją propozycję i zastanów się, czy w twoim przypadku kategorie te są adekwatne.

Jak dobrać kategorie wydatków?

Po pierwsze nie przejmuj się, że o czymś zapomnisz lub, że wybrane przez ciebie kategorie okażą się nieadekwatne. Zapewne po kilku miesiącach analizy stwierdzisz, że pewnych kategorii brakuje, a niektóre są zbyt szerokie. Uważam, że warto rozpocząć od kilku „grubych” kategorii. Przede wszystkim pozwoli ci to stworzyć budżet osobisty dość szybko i nie zrażać się ilością czasu niezbędnego do jego stworzenia i rozliczania. Jeżeli okaże się, że potrzebujesz dodatkowych kategorii po prostu je dodasz.

Druga zasada – skupiaj się na istotnych kategoriach. Kategorie istotne to takie, którymi możesz realnie zarządzać. Na przykład jeżeli masz kredyt hipoteczny to stałym wydatkiem będzie rata kredytu i w krótkim okresie nie będziesz w stanie tego zmienić. Tego typu „niezarządzalne” kategorie możesz zgrupować w jedną linię. Jeżeli stwierdzisz, że chcesz je analizować i optymalizować, zajmiesz się tym osobno.

W swojej propozycji wyodrębniłem takie kategorie jak woda, prąd czy wyjazdy wakacyjne a nie proponuję głębszej analizy wydatków spożywczych (mam przekonanie, że bieżąca optymalizacja, której dokonuje jest wystarczająca i nie zamierzam zarządzać tą kategorią). Pomyśl zatem, jakimi kategoriami wydatków jesteś w stanie i chcesz zarządzać na początek.

Wypełnianie formatki

Odnosząc się do załączonego pliku, wypełnianie formatki w zakresie budżetu osobistego przebiega w następujący sposób.

  1. Wpisz saldo otwarcia swoich oszczędności w komórce B4. Kolejne salda otwarcia i zamknięcia miesiąca wypełnią się automatycznie na bazie wpisanych wartości wpływów i wydatków.
  2. Zaplanuj wpływy. Zaproponowałem kilka kategorii, wypełnij te, które adekwatne są dla ciebie. Jeżeli potrzebujesz innych, dodaj kolejne wiersze w tej kategorii.
  3. Zaplanuj wydatki. Zaproponowałem zgrupowanie wydatków w kilka kategorii. Niektóre z nich są uszczegółowione (jak na przykład te związane z mieszkaniem, czy dziećmi), inne są zgrubnymi kategoriami, w których możesz zgrupować koszty danego typu (np. artykuły spożywcze).
  4. W kolumnie N zobaczysz podsumowanie przychodów i kosztów dla całego roku. W komórce N6 zobaczysz, czy twój plan finansowy jest zbilansowany. Ten który przedstawiłem jako symulację pokazuje wynik -1.400 zł, co oznacza, że spodziewane wpływy są mniejsze, niż spodziewane wydatki. Co do zasady budżet powinien być zbilansowany, a więc kwoty te powinny co najmniej równe sobie. Najlepiej jeżeli zaplanujesz budowanie swoich oszczędności, a budżet wykaże pewną nadwyżkę.

Jak często aktualizować budżet osobisty?

W życiu korporacyjnym budżety najczęściej aktualizowane są 2 razy w roku. Nie uważam jednak, że tak częsta modyfikacja założeń będzie w normalnych warunkach konieczna. Wychodzę z założenia, że dopóki nie pojawią się naprawdę istotne zmiany, które modyfikują pierwotne założenia, taka aktualizacja nie jest niezbędna. Co mam tutaj na myśli?

Na przykład otrzymanie istotnej, nieplanowanej w budżecie podwyżki wynagrodzenia prawdopodobnie warto ująć w aktualizacji budżetu. Inaczej realizacja budżetu będzie wyższa od planowanej i może skusić cię do podnoszenia limitu na wydatki. To oczywiście twoja decyzja, ale tego typu zmiany warto, przynajmniej w jakiejś części, przełożyć na zwiększenie salda oszczędności.

Analiza wykonania – jak się do tego zabrać?

O ile planowanie będzie relatywnie łatwe, w sensie technicznym, nie merytorycznym, o tyle analiza wykonania niesie ze sobą kilka trudności.

W przypadku, kiedy wypełniasz kolumny, w których ujmiesz realizację budżetu (w moim przykładzie kolumny od Q do AB), musisz uważać, aby zmiana salda oszczędności (bilans zamknięcia minus bilans otwarcia oszczędności) była zgodna z sumą wpływów i wydatków.

Najwygodniej spojrzeć na formułę w wierszu 52, gdzie umieściłem sprawdzenie, czy tak faktycznie jest. Jeżeli widzisz tam jakąś liczbę różną od zera, oznacza to, że musisz kontynuować analizę, aby cała zmiana salda oszczędności w danym miesiącu została rozpisana na wpływy i wydatki, które ją spowodowały.

Płać elektronicznie

Najłatwiej prześledzić wykonanie wpływów i wydatków na bazie historii transakcji, którą możesz ściągnąć do Excela z banku, z którego korzystasz. Najłatwiej zrobić to w pliku .xls lub .csv (można otworzyć w Excelu). Nieco trudniej można skonwertować do Excela dane z pliku .txt. Większość aplikacji bankowych umożliwia takie zrzuty dla zadanego okresu (na przykład miesiąca). Następnie, pozostaje ci przypisanie poszczególnych transakcji do odpowiednich kategorii w jakich został przygotowany budżet.

Niektóre aplikacje bankowe umożliwiają automatyczne przypisywanie kategorii wydatków do konkretnego sklepu/dostawcy, warto sprawdzić taką opcję, aby oszczędzić czas.

Więcej wysiłku będzie wymagało od ciebie przeanalizowanie transakcji gotówkowych. Jeżeli już musisz płacić gotówką, warto zrobić telefonem zdjęcie paragonu i przy analizie wydatków danego miesiąca po prostu przejrzeć je, skategoryzować i wpisać do Excela. Im mniej paragonów tym mniej pracy przy rozliczaniu.

Działaj na bieżąco

Analizowanie budżetu raz na kilka miesięcy mija się z celem. Po pierwsze nie dajesz sobie szansy, aby zareagować, jeżeli realia rozmijają się z przyjętymi założeniami. Po drugie musisz poświęcić jednorazowo dużo czasu na analizę danych z kilku miesięcy. Będzie to nieefektywne, frustrujące i zniechęcające. Warto zamykać analizę miesiąca jak najszybciej.

Nie bój się kategorii Inne

Zapewne zdarzy się, że nie uda ci się skategoryzować wszystkich wydatków. O ile nie jest to procentowo wielka kwota, możesz wpisać ją do kategorii Inne. Ilość czasu jaką inwestujesz w zarządzanie swoim budżetem powinna być adekwatna do korzyści jakie możesz z tego wynieść.

W czym pomoże ci budżet osobisty?

Zanim zacząłem prowadzić swój budżet wydawało mi się, że tak naprawdę niewiele to zmieni. Okazało się jednak, że jest to niezwykle przydatne narzędzie prowadzące do konkretnych oszczędności. Dlaczego?

Zobacz jak naprawdę wyglądają twoje koszty

O ile z wpływów zdajemy sobie dosyć dobrze sprawę, o tyle z wydatków już nie. Pamiętam, kiedy po raz pierwszy kilka lat temu przygotowałem pierwsze rozliczenie wydatków całego roku. Wiesz jaka była reakcja, kiedy je zaprezentowałem? TO NIEMOŻLIWE. I tak z reguły jest. W naszych głowach często pomijamy pewne wydatki, nie chcemy dopuścić do swojej świadomości, ile tak naprawę wydajemy.

Zidentyfikuj kategorie, na których możesz zaoszczędzić

Planując i weryfikując wykonanie kosztów w swoich kategoriach od razu zauważysz te z nich, na których możesz zaoszczędzić. Mogą to być na przykład:

  • Niepotrzebne subskrypcje usług, które pojawią się niespodziewanie w wykonaniu.
  • Możliwości optymalizacji np. w zakresie kosztów internetu, usług telekomunikacyjnych i innych. Nawet niewielkie comiesięczne oszczędności w tym zakresie, mogą dać całkiem pokaźne sumy, kiedy zobaczysz je w skali całego roku.
  • Niewielka procentowo optymalizacja kosztów wyjazdów wakacyjnych może stanowić całkiem istotną kwotę.
  • I tak dalej. Przykłady znajdą się same, wystarczy, że zaczniesz to analizować. Możesz spojrzeć na przykłady działań oszczędnościowych, o których pisałem na blogu dotychczas, choć zapewne szybko znajdziesz własne pomysły.

..a także dodatkowe wpływy nad którymi możesz pracować

W obszarze wpływów również możesz poszukać dodatkowego źródła poprawy bilansu swojego budżetu:

  • Począwszy od oczywistych kwestii jak refleksja nad poziomem wynagrodzenia. Być może warto zobaczyć, czy uzyskiwane przez ciebie wynagrodzenie na pewno jest na rynkowym poziomie. Jak to zrobić opisałem w tym wpisie.
  • Może warto powalczyć, nawet o niewielką, dodatkową premię w pracy (na przykład jeżeli wykonujesz od czasu do czasu istotne zadania wykraczające poza zakres twoich obowiązków).
  • A może masz w domu niepotrzebne rzeczy, których sprzedaż zapewni dodatkowe wpływy w planowanym okresie?

Z pewnością zaplanowanie określonych działań w zakresie zwiększenia przychodów skieruje twoją uwagę również na ten obszar i zapewni większą motywację do ich realizacji.

Jak analizować wykonanie budżetu?

Po pierwsze miesięcznie. Zobacz jak wygląda realizacja zaplanowanych wpływów i wydatków i zastanów się z czego wynikają odchylenia od planu.

Po drugie narastająco. Prawdopodobnie niektóre kategorie wpływów i wydatków mogą ulegać przesunięciom pomiędzy miesiącami. Są to tak zwane różnice przejściowe. Analizując odchylenia narastająco (na przykład za cały 1 kwartał roku) przesunięcia pomiędzy miesiącami (w ramach tego kwartału) znikną i nie będzie potrzeby zastanawiać się nad nimi.

W przypadku przejściowych różnic w terminie realizacji określonych pozycji kosztowych, czy przychodowych, nie ma większego problemu. Jeżeli na przykład rachunek za prąd został opłacony o miesiąc później, niż było to zaplanowane, możesz spokojnie przejść nad tym do porządku dziennego.

Co robić gdy budżet osobisty nie jest realizowany?

Jeżeli jednak pojawią się odchylenia wynikające z trwałych rozbieżności pomiędzy planem a wykonaniem, warto zastanowić się z czego one wynikają (np. błąd w planowaniu, przypadkowy brak ujęcia pozycji w budżecie) i co chcesz z nimi zrobić. Tutaj masz kilka rozwiązań:

  • Zwiększone wydatki w jednej pozycji możesz kompensować mniejszymi w innej pozycji. Jeżeli suma kosztów się zgadza a występują odchylenia pomiędzy wydatkami w różnych kategoriach, nie ma większego problemu – realizacja twojego planu nie jest zagrożona.
  • Możesz też skupić się na zmniejszeniu wydatków w tej samej, lub innych kategoriach, w kolejnych miesiącach.
  • Zwiększone wydatki możesz pokryć poprzez intensyfikację działań mających na celu zwiększenie wpływów.

Jeżeli okaże się, że nie widzisz możliwości nadrobienia negatywnych odchyleń, zmodyfikuj swój budżet osobisty. Najgorsze co może być to demotywacja wynikająca z nieustannego oddalania się w realizacji od wyznaczonego planu. Lepszy mniej ambitny ale możliwy do zrealizowania budżet, niż bardzo ambitny, ale niemożliwy do zrealizowania.

Co z kosztami których nie widać w budżecie?

Poza kategoriami, które identyfikujesz jako gotówkowe wydatki, nieustannie mamy do czynienia z kosztami, których nie widać w budżecie. Na przykład jest to utrata wartości posiadanego samochodu. Poza bieżącymi kosztami, które wynikają z posiadania i eksploatacji samochodu (np. paliwo, naprawy, ubezpieczenie), z każdym miesiącem pojazd traci na wartości. Pomimo tego, że jest to kategoria zarządzalna (możesz mieć lub nie mieć auta, możesz mieć tańszy lub droższy samochód, itd.) nie proponuję ujmować jej w budżecie. Po pierwsze utrudni to analizę – zmiana salda gotówki nie będzie zgodna wpływami i wydatkami). Po drugie nie jest to kategoria, którą zarządzasz w krótkiej perspektywie (budżet najczęściej planujemy i analizujemy w horyzoncie 12 miesięcy).

Warto jednak mieć świadomość tego typu niegotówkowych kosztów, które w dłuższym okresie mają wpływ na poziom twoich oszczędności.

Podsumowanie

Budżet osobisty jest najlepszym narzędziem, jakiego możesz użyć do zwiększenia swoich oszczędności, wyjścia z długów i zapanowania nad własnymi finansami. Sprawdza się zarówno w dużych korporacjach jak i na poziomie indywidualnym. Potrafi zdziałać cuda. Osoby, które rozpoczęły zarządzanie swoimi finansami w ten sposób zyskują bardzo duży poziom świadomości, jak realnie wygląda model kosztowy, w którym funkcjonują. Dzięki regularnej analizie jesteś w stanie skupić się na istotnych elementach, którymi możesz zarządzać. Łatwiej będzie ci zidentyfikować obszary potencjalnej optymalizacji, a po wyznaczeniu sobie celów w tym zakresie, monitorować ich wykonanie.

A zatem jeżeli poważnie podchodzisz do własnych finansów i chcesz nimi aktywnie zarządzać, budżet osobisty jest narzędziem, które musisz oswoić i polubić. Tak naprawdę, nie jest to wcale trudne.

3 Shares:
Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

You May Also Like